Rekisteriseloste tapahtumille
1. Rekisterinpitäjä
Aivoliitto ry Suvilinnantie 2, 20900 Turku
Aivoliiton palvelut oy Suvilinnantie 2, 20900 Turku
Aivoliitto ry ja Aivoliiton palvelut oy ovat rekisterin yhteisrekisterinpitäjiä. Aivoliiton palvelut oy on täysin Aivoliitto ry:n omistama yritys.
2. Yhteystiedot
Aivoliitto
Suvilinnantie 2, 20900 Turku
02 2138 200 (ma-ti klo 9-15), Enable JavaScript to view protected content.
3. Rekisterin nimi
Aivoliiton tapahtumarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tapahtumarekisteriin kerätään osallistujien tietoja tapahtumaan liittyvän tiedon viestimiseksi, kuten mahdolliset muutokset ja palautekyselyt, tapahtumajärjestelyjen toteuttamiseksi ja mahdollisen laskutuksen hoitamiseksi. Lisäksi osallistujan suostumuksella, voidaan osallistujan yhteystietoja käyttää muissa markkinointi- ja viestintätarkoituksissa, kuten muista tapahtumista tiedottamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Osallistujan henkilötiedot, kuten nimi ja yhteystiedot. Tapahtumajärjestelyihin liittyvät asiat, kuten yöpyminen, osallistujatyyppi (esim. ammattilainen, opiskelija, jäsen), laskutustiedot, erityisruokavalioon liittyvät tiedot, mahdolliset kiellot ja suostumukset
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan osallistujilta itseltään
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Mikäli osallistuja antaa suostumuksensa kohdassa 4 kuvattuun markkinointi- ja viestintintätarkoitukseen, hänen yhteystietonsa siirretään Rekisterinpitäjän markkinointirekisteriin. Mahdolliset laskutustiedot siirretään laskutusjärjestelmään. Muille osapuolille henkilötietoja ei luovuteta.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
-Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
-Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
-Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto:
Tapahtuman aineisto pyritään pitämään digitaalisena, mutta tarvittaessa voidaan joutua tekemään manuaalinen aineisto esimerkiksi ilmoittautumista varten. Aineistoon ei kerätä, kuin tarpeelliset tiedot ja niitä ei käsittele, kuin ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Tapahtuman jälkeen manuaalinen aineisto hävitetään asianmukaisesti.
Digitaalinen aineisto:
Rekisteri on tallennettu kolmannen osapuolen toimittamaan järjestelmään. Järjestelmän tiedot ovat suojattu ulkopuoliselta käytöltä teknisin toimenpitein. Rekisterin ja sen käyttäjän välinen liikenne on salattu. Rekisteriin ei ole pääsyä, kuin tietyillä henkilöillä. Rekisteriä käsitellään vain laitteilta, joissa on asianmukaiset virustorjunta- ja palomuuriohjelmistot.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään tapahtuman päättymisestä enintään yhden (1) kalenterivuoden Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Henkilötietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos soveltava lainsäädäntö tai Rekisterinpitäjän sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävä pidempää säilytysaikaa. Laskutustietoja säilytetään voimassa olevan kirjanpitolain määräämän ajan.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Rekisterinpitäjälle, Rekisterinpitäjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.1.2023