”Hyvin tehty!” Palautteen ja kiitoksen ei tarvitse olla ylenpalttista, mutta pienikin huomionosoitus merkitsee työntekijälle paljon. Se kertoo, että hänen työpanoksensa on noteerattu. Palautteen saaminen antaa energiaa ja motivoi työntekijää jatkossakin.
Suomalaisessa työelämässä on perinteisesti annettu niukasti rakentavaa palautetta sekä kiitosta – onko yhä näin, tutkimusprofessori Jari Hakanen Työterveyslaitokselta?
Kyllä se valtaosin taitaa edelleen niin olla. Palautteen niukkuus on suomalaisessa työelämässä vanha ja melko yleinen ilmiö – ja aika lailla alasta ja ihmisten ammateista riippumatonta.
Erilaisista työelämän kyselytutkimuksista tiedämme, että työntekijät eivät keskimäärin saa riittävästi palautetta. Tutkimuksissa työilmapiiriä saatetaan kehua – mutta kun mennään konkreettisempiin yksityiskohtiin, kuten vaikkapa juuri kiitoksen ja myönteisen palautteen saamiseen, kyselyissä on tullut ilmi, että sitä ei suomalaisilla työpaikoilla vieläkään anneta riittävästi.
Mistä palautteen antamisen vähyys sitten johtuu? Yksi viimeaikaisimmista syistä on koronapandemia, jolloin moni jäi etätöihin ja kasvokkaiset kohtaamiset vähenivät. Toinen, yleisempi syy on suomalainen työkulttuuri: monet kokevat, että myönteinen palaute saati kiitos ei istu luontevasti meikäläiseen tapaan toimia. Vanha sananlaskukin vähättelee myönteisen palautteen merkitystä: ”kissa kiitoksella elää”.
Miksi palaute työelämässä on niin tärkeää?
Iso siivu ihmisen hyvinvoinnista perustuu työlle ja siitä saatavalle toimeentulolle. Työlle annetaan tietty aika päivästä. Työn eteen halutaan ponnistella.
Vastineeksi työntekijä kaipaa palkan ohella arvostusta ja tunnustusta. Palaute ja kiitos on merkki siitä, että työntekijän työpanos on noteerattu ja joku on huomannut, että hänen tekemällään työllä on merkitystä.
Palaute energisoi, motivoi ja saa työntekijän yrittämään parhaansa jatkossakin. Palaute myös ruokkii meissä itseluottamuksen ja kyvykkyyden tunnetta – sitä, että koemme osaavamme, pärjäävämme ja tekevämme asioita oikein.
Jos palautetta ei saa, mitä voi seurata?
Jos palaute puuttuu, työntekijän motivaatio ja halu ponnistella työnsä eteen saattaa laskea. Työhön kenties aiemmin liittynyt positiivinen lataus, niin sanottu työn imu, voi kadota, ja työstä tulee pahimmassa tapauksessa tympeää puurtamista.
Mykkyyden ilmapiiri työpaikalla saa usein aikaan merkityksellisyyskriisin. Työntekijälle tulee tunne, että kukaan ei huomaa häntä eikä välitä hänen tekemisistään. Hän ei tiedä, miten voisi kehittyä työssään tai mitä häneltä oikeastaan odotetaan.
Pidemmällä tähtäimellä koko työyhteisön tuottavuus ja luovuus voi kärsiä – etenkin, jos useampi työntekijä kokee samoin.
Miten myönteinen palaute kannattaa antaa?
Me suomalaiset olemme hyvin herkkiä aistimaan mielistelyn ja epäaidon kehun. Siksi kiitosta ja myönteistä palautetta kannattaa antaa, kun sille on paikkansa. Työyhteisöjä on erilaisia, eikä yksi tapa antaa palautetta sovi kaikille. Joskus riittää pieni, ystävällinen päännyökkäys, joka viestii toiselle, että ”hyvin tehty”.
Kun puhutaan palautteen antamisesta, puhutaan toki sisällöltään erilaisista palautteista. Osa palautteesta voi olla pelkästään myönteistä ja kiittävää, osa kriittistä ja osa vähän kumpaakin. Kaiken palautteen kannattaisi kuitenkin olla rakentavaa.
Millaista on rakentava palaute?
Rakentava palaute on aina jollakin tapaa hyödyllistä palautetta. Se tähtää siihen, että työntekijä saa palautteen sisällöstä itselleen jotakin sellaista, mikä auttaa häntä hänen työssään myöhemminkin.
Otanpa rakentavasta palautteesta tähän esimerkin itsestäni:
”Minä, Jari, toivoisin, että saisin työkavereiltani enemmänkin palautetta – ja kuten useimmat muutkin, myös minä toivon, että palaute auttaisi minua kehittymään työssäni. Olen sitä mieltä, että pelkkien kiitosten sijaan minulle saa antaa palautetta, josta minulle olisi hyötyä. Minulle saa sanoa, että ”Jari hei, sä teit tuon jutun hyvin, mutta huomasitko, että tuossa kohtaa vähän töksähti”.
Palautteen saajan ja antajan olisi hyvä nähdä palaute ikään kuin peilinä: palaute auttaa oppimaan omista onnistumisistaan ja virheistään, ja jos palautteen antaa vilpittömästi, se usein uppoaakin syvemmälle.
Miten kielteinen palaute tulisi antaa?
Ainakin se kannattaa antaa kahdenkeskisesti. Jos kielteistä palautetta antaa ryhmässä vain yhdelle ihmiselle, tämä saattaa loukkaantua. Häpeän ja jopa kiusatuksi tulemisen tunteilta ei kenties voida välttyä. Kielteisessä palautteessa ei pidä jumittua menneisiin tapahtumiin eikä vatvoa ihmisen persoonaa. ”Sä teet aina noin” -tyyppinen kommentointi satuttaa, eikä auta millään tavalla työntekijää kehittymään työssään.
Niin ikään kahdenkeskinen palaute on tarpeen antaa rakentavaan ja neutraaliin sävyyn – kuitenkaan liikaa kiertelemättä. Työntekijälle ei ole hyödyksi, että hän ei lopultakaan ymmärtänyt, mistä häntä arvosteltiin ja mikä palautteen sanoma oikeastaan oli. Palautekeskustelussa kannattaa myös varata aikaa sille, että työntekijä saa kertoa oman versionsa tapahtuneesta.
Usein kielteinen palaute kuitenkin koskee jotakin sellaista työtehtävää tai suoritusta, johon on osallistunut isompi joukko työntekijöitä. Silloin palaute on syytä antaa koko porukalle samaan aikaan. Ryhmäpalautekin voi olla kielteisistä elementeistään huolimatta rakentavaa – sellaista, joka vahvistaa työyhteisöä ja me-henkeä. Esimies voi vaikkapa sanoa: ”Tässä meidän pitää seuraavan kerran parantaa, mutta otetaan opiksi, jotta samaa virhettä ei tapahtuisi. Selvisimme täpärästä paikasta kunnialla, ja siitä meidän on syytä olla ylpeitä.”
Mitä työntekijä voi tehdä, jos hän kokee, että ei saa riittävästi palautetta työstään?
Palautetta voi ja kannattaa pyytää oma-aloitteisesti. Esimieheltä tai kollegalta palautetta voi pyytää vaikkapa tähän tapaan: ”Mitä mieltä olit mun viimekertaisesta esiintymisestä asiakaspalaverissa – tuntuiko se, mitä sanoin, oikeansuuntaiselta vai särähtikö jokin korvaan”.
Palautteen pyytämisen vaikutusta työhyvinvointiin on tutkittukin, ja näyttää siltä, että se on yksi merkittävistä keinoista lisätä työssä viihtymistä. Yksilölle pyydetty ja saatu palaute lisää työn mielekkyyttä.
Nostaisin tässä esiin myös niin sanotun työn tuunaamisen käsitteen. Tarkoitan sillä niitä keinoja, joilla minä, työntekijä, voin ihan itse kohentaa työmotivaatiotani ja tehdä työstäni enemmän itseni näköistä. Jokainen voi toisin sanoen antaa myös itselleen palautetta. Kukin voi miettiä, miten esimerkiksi parantaisi omia työssä oppimisen taitojaan tai miten kohentaisi työviihtyvyyttään.
Asiantuntijana tutkimusprofessori Jari Hakanen, Työterveyslaitos.
