Aivot eivät ole keskeytyksettä tahkoava moottori, ja aivoystävällistä johtamistapaa suosiva pomo sallii työntekijöilleen tuiki tarpeellisia hengähdystaukoja työpäivän lomassa. Oivaltava johtaja myös varmistaa, että jokainen työntekijä tulee nähdyksi ja kuulluksi.
Mitä tarkoittaa aivoystävällinen johtaminen?
Aivoystävällisellä johtamisella tarkoitetaan ihmisen mielen ja aivojen huomioimista työpaikoilla. On tärkeää ymmärtää, että aivojen kyky käsitellä asioita on rajallinen ja että aivotkin uupuvat, jos niitä kuormitetaan liikaa. Jos aivojen tarpeita ei oteta vakavasti, kärsii myös työteho. Aivojen on saatava levätä, mutta toisaalta ne tarvitsevat taukojen lomassa myös virikkeitä. Työntekijän on lisäksi voitava tuntea kuuluvansa tasavertaisena osana siihen yhteisöön, jossa hän tekee työtään.
Millainen johtaminen hyödyttää työntekijää ja työyhteisöä?
Lähdetään liikkeelle helposta esimerkistä: aivoystävällisellä työpaikalla pidetään kiinni tauoista. Tauot ovat asia, jotka palvelevat työntekijän kykyä keskittyä työhönsä, mutta tauot luovat parhaimmillaan myös virikkeellisiä katkoja työnteon lomaan ja kohottavat samalla työyhteisön henkeä. On suotavaa, että aamu aloitettaisiin työpaikoilla esimerkiksi yhteisellä kahvihetkellä, ja lounastauollekin lähtisi isompi joukko työntekijöitä.
Työterveyslaitoksen tutkimuksissa on huomattu, että tauoilta jää usein pois etenkin uusia työntekijöitä, ja tauoille saattaa kokoontua vain pieniä, keskenään supattelevia kuppikuntia. Tällainen kuppikuntaisuus on omiaan syömään työpaikan yhteishenkeä. Sen sijaan aivoterveyttä painottavilla työpaikoilla tiedostetaan se, että tauolle lähdettäessä jokainen tulee varmasti kutsutuksi mukaan.
Entä miksi tauot sitten ovat aivoille fyysisesti hyväksi? Sen vuoksi, että pieni tauko työteosta näyttää parantavan työntekijän ongelmanratkaisukykyä, lisäävän tuloksellista työntekoa ja vähentävän virheitä työssä. Sanalla sanoen tauot ovat omiaan kohentamaan luovuutta ja työn sujuvuutta.
Mitkä ovat suurimmat ongelmat suomalaisilla työpaikoilla aivoterveellisen johtamisen näkökulmasta?
Yksi isoimpia ongelmia tästä näkövinkkelistä tarkasteltuna ovat jatkuvat keskeytykset. Työtä ei ole kyetty mahdollistamaan siten, että työntekijä voisi rauhassa keskittyä työntekoonsa ja saisi asioita valmiiksi.
Jatkuvat keskeytykset kuormittavat aivoja ja syövät pohjaa työn tuottavuudelta. Kun ihminen joutuu jatkuvasti paneutumaan yhteen ja samaan työtehtävään aina uudestaan, se turhauttaa ja heikentää tarkkaavuutta. Mitä toistuvammin keskittyminen herpaantuu, sitä hankalampi aivojen on saada uudestaan kiinni työn tekemisen punaisesta langasta.
Mitä keskittymiskyvyn toistuvasta herpaantumisesta sitten seuraa? Ihminen stressaantuu, ja stressin kestäessä alkavat elimistön stressihormonit, etenkin kortisoli ja noradrenaiini, vallata alaa. Jos elimistö ei toivu stressistä kunnolla edes vapaa-ajalla, työntekijää uhkaa uupumus. Uupuneet aivot kokevat työyhteisön uhkaavampana kuin se oikeasti onkaan. Tästä syntyy kierre, jossa uupunut työntekijä alkaa kenties kartella työtovereitaan, kuormittuu tehtäviensä alle ja kokee jäävänsä työyhteisössään yksin.
Millainen esimerkki kuvaisi työyhteisöä, jossa ei ole kiinnitetty tarpeeksi huomiota aivoystävälliseen johtamiseen?
Yksi esimerkki aivoja kuormittavasta johtamisesta ovat toinen toisensa perään toistuvat Teams-kokoukset. Suomalaisilla tietotyötä harjoittavilla työpaikoilla on nykyisin aivan valtava määrä tällaisia kokouksia, ja harmillisen usein ne on tungettu yhteen putkeen, ilman taukoja.
On tavallista, että Teams-palaveri on sovittu tunnin pituiseksi, ja kun yksi kokous loppuu, toinen alkaa heti perään. Missä on kaivattu tauko niiden välillä? Työpaikan johdolta tai tiiminvetäjältä on aivoystävällinen teko rajoittaa Teams-palaverin kesto 45 minuutiksi, ja vaikka seuraava kokous alkaisi jälleen tasalta, olisi välissä ainakin 15 minuutin tauko.
Aivoystävällinen johtaminen ottaa toisin sanoen huomioon aivojen tarpeen päästää vähäksi aikaa irti työpaineesta, levähtää tovin ja kerätä voimia seuraavaa koitosta varten. Jos tällaista lepohetkeä ei sallita, on vaarana, että aivot kuormittuvat. Jos niin käy, tarkkaavuus heikkenee, ihminen väsyy ja työteho kärsii.
Mitä hyvä pomo tekisi jatkuville keskeytyksille?
Hän mahdollistaisi työpaikalla esimerkiksi keskeytyksettömään työntekoon suunnitellut työpisteet. Näille työpisteille ei voisi tuppautua turhaan eli ne sallisivat niillä työskentelevälle työntekijälle aidosti oman rauhan.
Toinen keino olisi sopia työyhteisön kesken, mitkä asiat ovat sellaisia, jotka vaativat välitöntä yhteyttä työkaveriin ja mitkä eivät. On esimerkiksi järkevää päättää, että työtoverin lähettämään sähköpostiin ei tarvitse reagoida heti. Ellei keskeytyksettömään työntekoon suunnitellut työpisteet ole työtilassa mahdollisia, työpaikalla voitaisiin ottaa käyttöön niin sanottu työrauhatunti. Se tarkoittaa yhtä tuntia sellaista aikaa, jona kukin voi keskittyä omiin töihinsä ilman minkäänlaisia keskeytyksiä.
Keskeytykset voivat johtua myös melusta ja hälinästä, jolloin työntekijän keskittymiskyky herpaantuu tahattomasti. Aivoystävällistä johtamista harjoittava pomo järjestää työpaikalle ainakin yhden sellaisen hiljaisen tilan, johon on mahdollista vetäytyä vaikkapa soittamaan tärkeimmät työpuhelut. Hälyiseen työtilaan kannattaa hankkia melua vaimentavia, liikuteltavia sermejä. Myös suuret viherkasvit imevät melua ja tuovat toki myös viihtyisyyttä työtilaan. Tarvittaessa työntekijöille voi hankkia vastamelukuulokkeet.
Hyvä pomo kuuntelee työntekijöitään ja tarttuu toimeen, jos esimerkiksi keskeytyksistä ja melusta valitetaan. Vaikka täydellisyyteen ei päästäisikään, aina on jotakin tehtävissä.
Aivoystävällinen johtaminen on myös työpaikan henkeä kohentavaa johtamista. Mitä tällä tarkoitetaan?
Aivoystävällisellä johtamisella voi vaikuttaa työpaikan henkeen ja siihen, että jokainen tulee nähdyksi ja kuulluksi työpaikallaan. Aivoystävällistä johtamistapaa suosiva pomo tekee alaisilleen selväksi sen, että ketään ei syrijitä tai jätetä huomiotta. Jokaista ensinnäkin tervehditään työvuoron alkaessa ja jokaiselta kysytään tilaisuuden tullen esimerkiksi kuulumisia ja vointia.
Tutkimuksista tiedetään, että psykologisesti turvallisilla työpaikoilla työntekijöiden aivoterveys on selvästi paremmalla tolalla kuin työpaikoilla, joissa yhteenkuuluvuutta kohentavat tekijät ovat jääneet huomiotta. Työntekijälle yhteenkuuluvuudella on aivan valtava merkitys. Kun hän tuntee kuuluvansa joukkoon, hän jaksaa paremmin, tekee vähemmän virheitä ja hänen työntekonsa on tuottavampaa ja oivaltavampaa kuin sellaisen työntekijän, joka jää työpaikallaan muiden varjoon.
Milloin pomon olisi syytä katsoa peiliin?
Silloin, kun hän huomaa, että työpaikan henki on jollakin tapaa vinksahtanut. Ilmapiiri voi olla kireä ja työntekijät kuormittuneen tai ärtyneen oloisia. Viimeistään siinä vaiheessa pomon olisi syytä reagoida, jos joku työntekijöistä ottaa ilmapiiriasiat tai työntekoon liittyvät epäkohdat puheeksi tai jos sairauspoissaolot lisääntyvät selvästi. Nämä kaikki ovat merkkejä siitä, että ongelmat eivät ole syntyneet aivan viime aikoina, vaan että ne ovat hautuneet pinnan alla jo pidempään.
Aivoystävälliseen johtamistapaan pyrkivä johtaja keskustelee työpaikan ongelmista kaikkien kanssa. Tapahtuivatpa keskustelut koko henkilöstön kesken, pienemmissä tiimeissä tai yksilöllisesti jokaisen työntekijän kanssa, kenenkään ääni ei tällaisissa tilanteissa saisi jäädä kuulumatta. Viisas pomo ottaa keskusteluihin mukaan työsuojeluvaltuutetun ja työntekijöiden valitseman luottamushenkilön ja tarvittaessa työterveyshuollon edustajan. Hän kuuntelee työntekijöidensä ratkaisuehdotuksia ja miettii uudistuksia koko porukan kanssa.
Yhtä lailla alaistensa tuntemuksiin vakavasti suhtautuva pomo pohtii peiliin katsoessaan omaa toimintaansa ja sitä, millainen roolimalli hän on työntekijöilleen tähän saakka ollut. Onko hän vetäytynyt kahvikupin kanssa omaan lasikoppiinsa, hädin tuskin murahtanut hyvät huomenet tai lähettänyt työntekijöilleen sähköpostia vielä työajan päätyttyä? Myös pomon kannattaa muuttaa toimintapojaan, jos hän olettaa, että työntekijöiden on muutettava omiaan.
